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河南财经政法大学会计档案管理办法
2014-11-04 17:22 cwc

河南财经政法大学会计档案管理办法

 

会计档案是记录和反映学校经济活动的重要史料和证据,是高校全部档案的重要组成部分。为了规范我校会计档案管理,建立健全会计档案立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实管理好会计档案,为本单位和有关部门提供详实的财务资料,根据财政部《会计档案管理办法》,结合我校实际情况,特制定本会计档案管理办法。

一、会计档案管理范围

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,具体包括:

  1、会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

  2、会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。

  3、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

   4、其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、各类收费票据存根及其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

5、会计电算化有关电子档案。

二、会计档案入档规定

1、各财务科室当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由该科室负责整理、立卷或装订成册,填写“档案交接清单”一式两份,在会计年度后的次年4月底前交处档案室。填写“档案交接清单”时,按要求填写,内容要填写完整,字迹要清楚。

2、记账凭证入档规定

记账凭证要连同所附的原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,其厚度不得超过三公分,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签处签名或盖章。对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

    各种重要的经济文件、经济合同、重要原始凭证,应当编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

3、会计账簿入档规定

(1)订本式账簿,应当从第一页到最后一页顺序编写页数,不得跳页、缺号。

(2)订本式账簿封面上要写明单位名称和账簿名称。账簿扉页的“账簿启用及交接表”要加说明的另附纸张加以说明。微机账簿应将审核无误后装订成册的账簿入档,并要有记账人员,会计主管人员签字或盖章。对备查的或参考的微机账,注明“备查”或“参考”字样。

4、财务报告及有关财务报表入档规定

财务报告及有关财务报表入档前要依次编定页码,加具封面,装订成册,加盖公章。封面上应当注明单位名称、单位地址、报表(报告)所属年度、季度、月度,送出日期,并由单位领导人、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。报表(报告)入档是若干份的,必须有一份是原件,其他几份可以是复印件,报表入档时要加注说明出表的份数、主送单位份数、存档份数。

5、其他会计资料入档规定

其他会计档案入档前,要求装订成册,封面要写明档案内容,以档案或卷宗形式入档的档案,内容页次排列要有序,档案袋或卷宗封面,要填写档案内容提要。

三、会计档案借阅规定

1、计划财务处内查阅、借阅会计档案

本处各科、室查阅会计档案,须由经办人填写“档案查询登记簿”,在档案室进行查询。若借阅会计档案,该科科长应在“查询凭单”签字,并由经办人填写“会计档案借阅登记表”。借阅期满要及时归还。

2、校内各部门查阅、借阅会计档案

(1)学校内部各院、系、处、室来我处查阅会计档案,须经计财处处长书面同意,由接待科室陪同到档案室进行查阅,需要填写“查询凭单”,由接待科室的科长签字。

(2)对于原始凭证,不管任何原因,不得外借,若特殊情况要使用原始凭证,须由该院、系、处、室填写“查询凭单”,由该单位领导签属意见,并经计财处处长同意后,由接待科室协助查阅,在本处内复制。收取复印件人员应进行登记、签字。

3、校外单位查阅、借阅会计档案

凡是外单位来我校查阅会计档案,必须携带县级以上的介绍信和本人工作证(或身份证),经主管财务的校长同意后,由计划财务处处长在介绍信上签署同意查阅,或查阅后同意出具证明意见后,由接待科室协助查询并填写“查询凭单”。需要取证复印原始凭单,应当进行登记并由接待科室和收取复印件人员共同签字、盖章。档案室保存介绍信和查询凭单。

四、其他规定

1、会计档案工作应采用先进的管理技术手段,重要的会计档案数据应储存于计算机中,同时开发档案信息资源,为学校进行会计监督和制定教育发展计划决策服务。

2、会计档案的鉴定、销毁程序和手续均按财政部和国家档案局制发的规定及事业单位会计档案保管期限和《高等学校档案部门业务建设规范》执行。

3、根据会计档案的历史价值、使用价值,将保管期限分别定为永久、定期二种。事业单位会计档案具体保管期限见附表。

4、保管期限已满的案卷应及时组织鉴定,决定存毁。鉴定工作,在学校领导的主持下,由档案部门和财会部门抽人组成鉴定小组进行。对已无保存价值的财会档案经校领导批准后,由学校档案部门、审计部门和财会部门派员共同清点核对所要销毁的会计档案,在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

五、 附则

一、本办法自公布之日起执行。

二、本办法由校计划财务处负责解释。

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