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报账须知(新)
2015-06-03 10:15 cwc

一、报账基本要求

(一)、票据的粘贴、整理

1、购物发票的粘贴与整理

发票分大张票据与小型定额发票,大张票据直接附在相关报销标签后面不需要粘贴;小型定额发票分类别、按金额由小到大呈阶梯状粘贴在与报销标签一样大小的纸上,并且在粘贴纸上写清楚票据张数、金额及合计数。

2、飞机、车船票的粘贴与整理

往返的飞机票及保险费整理放在一起,不需要粘贴直接附在相关报销标签后面;车船票要按往返、按人呈阶梯状粘贴在与报销标签一样大小的纸上,并且要在粘贴纸上写清票据张数、金额及合计数。

3、POS小条的粘贴与整理

购物刷公务卡要保留POS小条,这是刷公务卡及财务报账打款的凭据,报销时POS小条要单独粘贴在一张与报销标签大小差不多的纸上,首次使用公务卡的,要求在POS小条上提供持卡人的身份证号、公务卡号并签上持卡人的名字,以后再使用本卡报销只需在小条上签持卡人名字即可。POS小条丢失或无法出具小条的,报销时可在发票上注明刷卡的时间及金额。

(二)、报销标签、发票、收据等报销凭证的要求

1、报账时要填写报销标签,差旅费报销填写差旅费报销标签,科研经费报销要填写科研经费报销标签,现金、公务卡及转账业务要分别填制报销标签(差旅费除外),报销标签要有经办人、验收人、经费负责人签字,标签填制要求内容完整、字迹清晰、不得涂改。

2、原则上当年可以报销上一年的发票,隔年发票不予报销。

3、购物发票必须按规定填写,付款人为“河南财经政法大学”,不能为个人,并加盖营业发票专用章或财务专用章,字迹、印章要清晰,要素完整。发票的金额不得涂改,大小写金额要相符。

4、与非经营单位之间的经济往来,如培训学费、捐赠等要取得省财政监制的符合规定用途的相关票据,内部使用的收据不能作为报销凭证。

5、发票内容上不允许出现办公用品、耗材等笼统概念,如果不便遂一标明项目的,可由售货单位另附清单,并加盖公章,否则不予报销。(定额发票还要填写购物日期)

二、各类资金报账审批权限

各类资金报销时都采用“一支笔”原则,也就是以书面形式留存在计财处的签字人(并有签字笔迹)是唯一的报销签字人,如需变更签字人,须及时以书面形式报计划财务处会计核算科。

(一)、校级工资、补助工资、职工福利费、社会保障、职工教育、引进人才等费用的支出,由人事处负责人审批签字。

(二)、各部门各类经费签字的规定。

1、部门正常经费,10000元以下由本部门负责人签字,10000-50000元由主管校长审批加签,50000元以上的由主管校长、校长同时审批加签。

2、部门创收经费,10000元以下的由本部门负责人签字(人员经费要由部门党总支书记加签),10000-50000元的由主管校长审批加签,50000元以上的由主管校长、校长同时审批加签。

3、部门专项经费,10000元以下的由本部门负责人签字,10000-50000元的由主管校长审批加签,50000元以上的由主管校长、校长同时审批加签。

4、学生经费经学工部或团委分配到各部门后,由负责学生工作的总支书记审批签字报销。

5、由教务处分配到各部门的精品课、特色专业、教改立项、教学质量工程等教学经费报销时10000元以内的要由项目负责人、项目所在单位负责人、教务处负责人共同签字,10000元以上及餐费、劳务费的报销要同时由主管校长审批加签。

(三)、科研经费的规定。

1、纵向课题经费、科研启动费、配套经费等经费支出10000元以下由科研处负责人签字报销,10000元以上的由主管科研校长加签。如有出租车票、调研误餐费要另写申请,由科研处负责人在申请人签字。

2、横向课题经费10000元以下由项目负责人报销,报销餐费及劳务费的要由科研处负责人同时签字,经费超过10000元的要由主管科研的校长审批加签。

(四)、学科建设经费的支出,10000元以内的由学科带头人、院系负责人、发规处罗松远处长同时签字报销,10000元以上及在额度内的餐费劳务费要由主管校长同时审批加签。

(五)、研究生经费10000元以下的由院系负责人签字,10000元以上由主管校长审批加签。研究生业务培养费10000元以下的由研究生导师及院系负责人共同审批签字,10000元以上及论文答辩费、部分餐费等要由主管校长同时审批加签。

(六)、青年骨干教师经费由人事处处长审批签字,10000元以上的由主管校长审批加签。

(七)、工程项目支出在100000元以下的,事先报工程项目主管校长同意,报账时由部门负责人、主管校长同时审批报销,并需附合同、工程决算表、审计部门审计意见、支付申请表等。100000元以上的还要由主管财务校长、校长同时审批加签。

三、常见报账业务及相关适用财务制度解读

(一)、差旅费报销业务及相关制度规定(依据豫财行(2014)46号《河南省财政厅关于印发(河南省省直机关差旅费管理办法)的通知》)

1、住宿费、机票等支出按规定用公务卡结算。

2、出差人员应按规定等级乘坐火车、轮船、飞机等城市间交通工具,厅局级及相当职务(教授)人员可坐火车软席(软座、软卧),高铁/动车一等座;轮船二等舱;飞机经济舱。其余人员可坐火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座;乘坐轮船三等舱;乘坐飞机经济舱。未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。(以前文件规定厅局级及教授可带一人乘坐同等级交通工具,现仅省级及相当职务人员可以带。)

3、出差人员乘坐火车,从当日晚8时至次日晨7时乘车连续6小时以上的,或连续乘车超车超过12小时的,可购同席卧铺票。符合规定而未购卧铺票的,按本人实际乘坐火车硬座票价的60%合予补助(以前80%);符合乘坐软卧规定而改乘软座的,按本人乘坐软座票价的40%给予补助。

4、无法提供住宿发票的,不得报销住宿费、城市间交通费、伙食补助费和公杂费,当天往返未住宿的,报销城市间交通费,伙食补、公杂费按规定发放。

5、丢失车票有同行的,经本人写出书面说明,同行人员证明,经单位领导审核,并经计财处处长批准后,按同行人员的车票面值报销;没有同行的,必须写出情况说明,经相关人员证明,单位领导审核,主管财务校长批准签字,按普通快车硬座报销。

6、退票费原则上不予报销,如确有特殊情况,需本人写出情况说明,经所在单位领导签字确认,由财务负责人签字方可报销。

7、外出参加会议或培训的人员报销会议费、培训费时,需附主办单位下发的会议通知及培训通知,并严格按通知规定的标准报销。会议费、培训费要求刷公务卡。

8、住宿费在标准限额之内凭发票据实报销,超标准部分自理。住宿费每个省份标准有所不同,厅级及教授在450元-500元之间,吉林、黑龙江、天津、河北、宁波、湖南等六省市是450元;北京、上海、深圳、海南、西藏、青海等六省市是500元。其他人员住宿标准在310元-350元,河北、山西、吉林、黑龙江、安徽等5省最低310元,北京、上海、深圳、海南、西藏、青海等6省市是350元,其余都在上下10元左右浮动。我省内的住宿标准是厅级、教授是480元,其余人员是330元。外宾住宿安排的宾馆酒店不超过四星级,原则上安排标准间。

9、出差人员的伙食补助费、公杂费。伙食补助费、公杂费按自然天数计算每人每天分别是100元和80元,青海、西藏是120元,公杂费包含交通费和通讯费。出差人员外出参加会议、培训,举办单位统一安排食宿的,会议、培训期间不再发放伙食公杂补助。出差人员由所在单位免费提供交通工具的,或自带车的,公杂费减半发放。

10、职工探亲路费报销由人事处处长审批签字,职工探望配偶和未婚职工探望父母,可凭票一年报一次往返路费。已婚职工可4年报一次往返路费,在本人月标准工资(岗位工资加薪级工资)30%以内的由本人自理,超过部分凭票报销。

乘火车按硬座票价报销,不允许报飞机票。 

(二)、因公临时出国经费报销,适用豫财行[2014]11号财政部外外交部关于印发《因公临时出国经费管理办法》的通知。

1、出国经费的支付应严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行。

2、出国经费报销除履行正常的签字手续,还需提供“河南省人民政府出国、赴港澳任务批件”“行程单”“中国银行外汇牌价”。

3、出国经费包括:国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。其他费用主要是出国签证费、必需的保险费用、防疫费、国际会议注册费等。

4、出国购机票款由本单位通过公务卡、银行转账方式支付,不得以现金支付。

5、厅级及教授可以乘坐飞机公务舱、轮船二等舱、火车软卧;其他人员均乘坐飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬卧。

6、各种报销凭证须用中文注明开支出内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。

7、赴港澳台地区的,适用《因公临时出国经费管理办法》(三)、会议费、培训费的报销。外出参加会议或培训报会议费、培训费时,需附主办单位下发的会议通知及培训费通知,并严格按通知规定的标准报销,并要求刷卡或转账支付。

(四)、餐费的报销。需有经费来源,如有创收人员经费;需转账或刷公务卡。

1、各院系、党政各职能部门报销餐费,一律填写《公务招待申请单》,并按申请单所列项目逐一填写,并由本部负责人签字。

2、各院系报餐费申请单超过1000元的,由本部门联系校长审批加签,党政各职能部门超过1000元的,由本部门主管校长审批加签,超3000元的还需经校长审批加签。

(五)、汽油费的报销。原则上汽油费不予报销,但考虑到工作需要,如果单位有创收,按正常程序该刷卡的刷卡,可以报销适量合理的汽油费,但汽油充值卡不能报销。如确能提供相对应的过路过桥费及住宿费发票,并一一对应相符的,可在正常经费等报销适量的汽油费,并按差旅费报销规定给予相应的伙补,公杂费减半发放。

(六)、固定资产的报销。单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产,需办理固定资产验收登记手续,并有供货合同,超10000元的需审计处审计,如为政府采购、协议供货、定点采购可以不审计。

(七)、电话费报销需刷公务卡,不允许预存电话费。

(八)、购图书需要提供清单,并加盖公章。

(九)、维修费、物业管理费超过50000元的,除履行正常签字手续外,还要提供中标通知书、合同、支付申请书。

(十)、印刷费需附文印通知单,并加盖对方印章。

(十一)、外聘专家发生的差旅费包括往返飞机票、火车票及住宿费等,要写明专家姓名、单位、职别、住宿费还要标明天数,并由部门负责人签字确认。

(十二)、酬金、劳务费的发放。不管校内还是校外,都需提供电子版,先在会计科审核,由计划科发放,本校职工以转账形式发放到个人工行工资上(只提供本人工号即可);校外的专家酬金、劳务费要提供专家的工行卡号、农行卡号或中信卡号,开户行;学生的调研费等要提供学生的农行卡号及开户行。

(十三)、单纯住宿费报销时,要写清楚住宿人员姓名、身份、所办事由、住宿天数等,并由经办人签字确认。

(十四)、借款业务的办理。转账业务,如版面费,暂无法取法票,可先借款,发票回来后要及时到财务处报销冲借款。目前原则上不再办理现金借款业务,如确有特殊情况,除履行正常借款签字手续外,还要由财务负责人签字同意才可以办理。

(十五)、各单位开展学术研究、咨询、协调项目等活动而召开会议发生的费用,要按照国家有关规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。在召开前,要写出书面申请(标明会议时间、会期、活动内容、开支标准及参加人员等),并由分管或联系校长审批签字,报销时,需同时持有审批后的申请方可报销。

四、报账时间

1、每日上午11:30分、16:30分停止报账,留半小时整理结算。

2、每周一下午为处务会、业务学习时间,不对外报账。

3、每周五在文北校区报账,以文北校区、文南校区几个单位报账为主。

4、每月最后一天为月末结账时间(遇双休日提前一天),不对外报账。

5、每年12月25日至次年元月10日为年度财务决算时间,不对外报账。

6、寒假、暑假只办理公务卡报销业务。

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