河南财经政法大学会计档案管理办法

 

 

 

 

 

 

 

 

 

河财政财〔2021〕10号

 

 

河南财经政法大学

关于印发会计档案管理办法（修订）的通知

 

学校各部门：

   《河南财经政法大学会计档案管理办法（修订）》已经学校研

究通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

附件：1.河南财经政法大学会计档案借阅登记表

2.河南财经政法大学会计档案保管期限表

 

 

河南财经政法大学

2021年6月3日

河南财经政法大学

会计档案管理办法（修订）

 

第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，完善内部控制制度，保证会计资料的完整，根据《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）等文件规定，结合我校实际制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 计划财务处负责学校会计档案工作，制定会计档案工作制度。

第四条 下列会计资料应当进行归档

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证和其他凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；

（三）财务会计及决算报表、报告等；

（四）各种重要的经济文件、经济合同、重要原始凭证，应当编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

（五）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、各种财政收据存根、增值税发票存根、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他具有保存价值的会计资料。

第五条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第六条 同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

第七条 来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

第八条 计划财务处按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第九条 各类会计档案整理立卷要求：

（一）会计凭证：会计凭证要按时做好整理和归档责任到人，做到装订整齐、完整，按适当的厚度装订成本，每一本会计凭证的封面要写清楚年、月、日；自第**号至第**号，会计主管人员、装订人员要盖章，封面上加盖骑缝章，交专人负责保管。保管人按档案部门的有关要求，将装订好的凭证入盒，按期移交档案部门，由档案部门管理。

（二）会计账簿：年度终了，电脑打印各种账册后，将活页账按顺序排好，加封面后装订成本。会计账簿封面的有关内容要写全，要写账户全称，不能只写科目的代号。“本账页数”要写账的有效页数；会计主管人员和会计人员都要盖章。归档时卷脊上必须写****年度****账，写上案卷号，按期归档。

（三）财务报告和决算报告：财务报告和决算报告在年度终了，由主管报告人员按时间顺序整理、装订、立卷。卷面上逐项写明报表名称、页数，经会计主管人员审核、盖章后，由专人负责装盒归档。

（四）其他会计资料：其他具有保存价值的会计资料按会计账簿的整理要求装订成本，立卷归档。

第十条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由计划财务处保管一年，期满之后，移交学校档案馆统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。

第十一条 计划财务处各科室当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由该科室负责整理、立卷或装订成册，填写“档案交接清单”一式两份，及时移交计划财务处档案室。在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案管理科接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十二条 会计档案须专人负责保管。保证会计档案完好无缺，做到不丢失，不破损、不霉烂等。会计档案具有保密性，其信息不能超过规定传递的范围。有关人员要严格执行安全和保密制度。

第十三条 会计档案不得借出，如有特殊需要，在经过审批、办理有关手续后，可以提供查阅或者复制，并严格按照档案利用的相关制度履行登记手续。在进行会计档案查阅或者复制时，确保会计档案的安全完整，严禁篡改和损坏。

（一）计划财务处内查阅、借阅会计档案。本处各科室查阅会计档案，须由经办人填写“档案查询登记簿”，在档案室进行查询。若借阅会计档案，该科科长应在“查询凭单”签字，并由经办人填写“会计档案借阅登记表”（参见附件1）。借阅期满要及时归还。

（二）校内各部门查阅、借阅会计档案。学校内部各单位（或部门）来计划财务处查阅会计档案，须经计划财务处主管档案管理的副处长书面同意，由接待科室陪同到档案室进行查阅，需要填写“查询凭单”，由接待科室的科长签字。对于原始凭证，不管任何原因，不得外借，若特殊情况要使用原始凭证，须由该单位（或部门）填写“查询凭单”，由该单位（或部门）领导签署意见，并经计划财务处主管档案管理的副处长同意后，由接待科室协助查阅，在本处内复制。收取复印件人员应进行登记、签字。

（三）校外单位查阅、借阅会计档案。凡是外单位来我校查阅会计档案，必须携带县级以上的介绍信和本人工作证（或身份证），经主管财务的副校长同意后，由计划财务处处长在介绍信上签署同意查阅，或查阅后同意出具证明意见后，由接待科室协助查询并填写“查询凭单”。需要取证复印原始凭单，应当进行登记并由接待科室和收取复印件人员共同签字、盖章。

档案管理科保存介绍信和查询凭单。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限（详细参见附件2）。

第十五条 学校对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，经相关程序批准后，可以销毁。

第十六条 会计档案鉴定工作由档案馆牵头，组织财务、审计、纪检监察等单位人员共同进行。

第十七条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁:

（一）由学校档案馆会同计划财务处编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）学校负责人、档案馆负责人、计划财务处负责人、档案馆经办人、计划财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）学校档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与计划财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定。

第十八条 档案管理人员因岗位变动交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的人员,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由计划财务处有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十九条 违反本办法规定的单位和个人，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十条 本办法自印发之日起施行，由计划财务处负责解释。原《河南财经政法大学收费工作管理办法》（河财政文〔2013〕55 号）同时废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

河南财经政法大学会计档案借阅登记表

查（借）阅 档案部门		经办人姓名
查（借）阅部门 领导审批		查（借）阅日期
查（借）阅方式	查阅（）/借阅（）/复印（）/拍照（）
查（借）阅理由
查（借）阅内容
财务处领导审批
归还日期	年       月      日
备    注

 

附件2

河南财经政法大学会计档案保管期限表